Osoby wykonujące pracę biurową prędzej czy później staną przed zadaniem zapisania swojej pracy w formacie pdf, który jest drugim najbardziej popularnym formatem do zapisu tekstów po słynnym doc. Zaletą zapisywania pliku w formacie pdf jest przede wszystkim jednakowy wygląd pliku tekstowego na praktycznie każdym komputerze, co jest istotne zwłaszcza w przypadku tekstów posiadających dodatkowe elementy graficzne tj. schematy obrazkowe, tabele, mapki czy wykresy.
Ponadto pliki zapisane w formacie pdf mają mniejszy rozmiar niż, te zapisywane chociażby w doc. Jest to przydatne w sytuacji gdy przygotowany plik będzie przesyłany drogą mailową, zwłaszcza na skrzynki mailowe w domenach, które ograniczają wielkość załącznika do maksymalnie 20mb. Niekiedy zapis w formacie pliku pdf jest wymagany w związku z formatem używanym w danej branży.
Generalna zasada dotycząca preferencji w zapisie w formacie pdf jest taka, że wykorzystuje się go do plików, które mają w domyśle być przeznaczone do odczytu i wydruku, a nie edycji, tj. życiorysy, dokumenty prawne, biuletyny, udostępniane artykuły naukowe. Ponadto w przypadku plików, które mają być wykorzystywane do profesjonalnego wydruku również stosuje się zapis w tym formacie. Do formatu pdf można zapisywać pliki, które źródłowo były nie tylko dokumentem tekstowym, ale także arkusze kalkulacyjne, prezentacje multimedialne.
Zauważyć można zatem szerokie spectrum zastosowań formatu pdf
Przedstawiono szereg argumentów za stosowaniem tego formatu w pracy biurowej, jednak „jak zapisać w pdf?” – to pytanie, przed którym stają osoby pracujące na co dzień z tekstami, raportami itp. Generalnie przed wykonaniem procedur opisanych poniżej należy zwrócić uwagę czy plik, który chcemy zapisywać ma już ostateczny kształt, gdyż jak już wspomniano pdf nie pozwala na edycję tekstu.
W zależności od wersji oprogramowania, na którym pracuje dana osoba po zakończeniu tworzenia dokumentu należy przejść na kartę plik i kliknąć opcję eksportuj, lub zapisz jako czy po prostu zapisz (w zależności od typu pliku źródłowego). Następnie wybieramy miejsce docelowe, w którym ma zostać zapisany docelowy plik pdf, nazywamy go w odpowiedni sposób i z listy rozwijanej wybieramy format pdf. W większości najpopularniejszych edytorów tj Excel, Acess, czy Power Point istnieje także możliwość wyboru jakości wynikowego pliku. Jeśli dokument wymaga wydruku w wysokiej jakości zaznacza się opcję standardowo, gdy takiego wymogu nie ma wybiera się minimalny rozmiar.
Ostatnim punktem jest kliknięcie przycisku zapisz. Można również przed zapisem zaznaczyć dodatkowo pole wyboru otwórz plik po opublikowaniu, dzięki czemu nie trzeba odnajdywać ścieżki zapisu na dysku komputera w celu podglądu nowo powstałego dokumentu.Jeśli plik źródłowy był tworzony w Wordzie można również wybrać, które właściwości pliku mają być uwzględniane w pliku pdf.
W tym celu podczas zapisu należy pamiętać o zaznaczeniu opcji eksportuj wybrać pole utwórz plik pdf, a w opcjach zaznaczyć pole dokument i następnie właściwości dokumentu. Pole opcje pozwala również na inne zmiany np. zaszyfrowanie tworzonego pliku przy użyciu hasła, czy zaznaczenie zgodności ze standardem ISO.
Istnieje również możliwość wyboru konkretnych stron, które mają zostać zapisane w formacie pdf, bądź wydruku adjustacji wykonanej w dokumencie źródłowym. Warto również pozostawić zaznaczoną opcję tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu, dzięki czemu utworzony dokument będzie łatwiejszy do odczytania przez oprogramowania do odczytywania zawartości ekranu. Dostosowanie pliku do odczytu przez inne oprogramowania jest niezwykle ważne w kontekście osób z niepełnosprawnością wzrokową.
W związku z wymogami dostępności treści umieszczanych w Internecie pliki zapisywane w formacie pdf są preferowane jako te, które specjalne programy dla osób niewidomych mogą bez problemu odczytać i przełożyć na tekst mówiony, co nie byłoby możliwe przy zamieszczeniu chociażby zwykłego skanu.
Niestety nadal powszechną praktyką jest skanowanie plików z Word, czy Excel zamiast zapisu w pdf. W związku z tym należy zadbać o to, aby odczyt publikowanego pliku nie stanowił ograniczenia dla osób niepełnosprawnych, a opisane powyżej procedury jak zapisać w pdf powinny w jasny sposób wyjaśnić co w takim wypadku należy zrobić.
Niewątpliwe format pdf jest bardzo dobrym narzędziem do tworzenia wynikowych dokumentów, które mogą być drukowane, publikowane, lub przesyłane bez ryzyka przesunięć w treści, do których może dochodzić z powodu użytkowania różnych wersji oprogramowań.
