Zarządzanie zasobami ludzkimi, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, wymaga skrupulatnego prowadzenia i archiwizowania dokumentacji. Papiery te mogą być równe istotne dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Podstawowymi artykułami biurowymi w przypadku kadr są teczki na akta. Ich jakość musi gwarantować wysoki poziom prowadzenia firmowej dokumentacji. Wybraliśmy doskonale zaprojektowane teczki na akta osobowe marki Kataga. Sprawdź, gdzie znajdą zastosowanie w Twojej firmie!
Teczka na akta osobowe – jaka dla kandydata do zatrudnienia?
Pierwsze dokumenty, jakie związane są z przyszłym pracownikiem firmy dotyczą procesu rekrutacyjnego. Teczka do akt osobowych jest wówczas bardzo często użytkowana – zawarte w niej dokumenty i certyfikaty wędrują w firmowej hierarchii z rąk do rąk, a zainteresowane kandydatem osoby często do nich zaglądają, przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu. Dobrze opisana i solidnie wykonana teczka na akta osobowe jest tutaj niezbędna (dokumenty nie mogą ulec uszkodzeniu lub zgubieniu, zwłaszcza oryginały, należące do kandydata).
Co znajdziemy w teczce na akta kandydata? Są tam świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające jego wykształcenie oraz certyfikaty i uprawnienia, a także list motywacyjny, liczne ankiety i formularze firmowe. Dokumenty te powinny być doskonale chronione i opisane w teczce na akta. Pomyłka, związana ze złym podpisaniem teczki do akt osobowych może wiązać się z niezręczną sytuacją w procesie rekrutacyjnym. W Kataga istnieje możliwość wykonania teczki na akta na zamówienie, co gwarantuje indywidualny design, stworzony na potrzeby działu HR.
Źródło: Teczki na akta od Kataga.pl
Teczka na akta osobowe – jaka dla pracowników firmy?
Historia pracy danej osoby w firmie powinna być również dokumentowana i archiwizowana w teczce do akt osobowych. W trakcie długoletniego stażu pracy zachodzą zwykle pewne zmiany, np. warunków zatrudnienia, zwolnienia lekarskie, dodatkowe umowy, zaświadczenia i certyfikaty z odbytych szkoleń, a także notki przełożonych. Teczki do akt osobowych muszą być więc prowadzone bardzo starannie, a ich wykonanie musi gwarantować bezpieczne przechowywanie dużej ilości papierów przez wiele lat. Poprawne prowadzenie teczki na akta osobowe to kwestia istotna dla kadr i samego pracownika – zawarte tam dokumenty mogą być podstawą do ubiegania się o awans lub podwyżkę.
Teczki do akt osobowych – jakie przy zakończeniu współpracy?
Dokumenty potwierdzające rozwiązanie umowy o pracę wymagają osobnej teczki na akta. Są równie ważne jak dwie poprzednie, choć nie zawierają już tak wiele danych. Kopia ostatniego świadectwa pracy i oświadczenie o wypowiedzeniu wymagają kompletacji i archiwizacji, leży to w interesie pracodawcy.
Część akt osobowych może być również archiwizowana w segregatorach biurowych. Rezygnuje się wtedy z trzech osobnych teczek do akt osobowych na rzecz jednego segregatora, podzielonego na trzy sekcje, np. za pomocą specjalnych, kolorowych przekładek. Z tego rozwiązania chętnie korzystają mniejsze przedsiębiorstwa, które nie muszą archiwizować dużej ilości danych kadrowych. Jest to jednak spore ryzyko pomieszania dokumentów, np. przypisując je do błędnej sekcji. Archiwizowanie danych osobowych w teczkach na akta i przechowywanie je w klasycznych szafach z szufladami to sprawdzony i dobry sposób na prowadzenie działu kadr.
